Ofis Yenilemeyi Düşünenler
Yenileme Sırasında İşiniz Nasıl Devam Edebilir ?
Ofis alanlarınız için bir yenileme projesi yürütmek , çok büyük ve bazen zahmetli bir proje görevidir. Sadece bütçeyi yönetmek zorunda değilsiniz. Aynı zamanda bir hizmet platformu seçmek ve proje için yüklenicileri işe almak gibi diğer unsurlara da bakmanız gerekir. Ancak yenilenen bir ofise sahip olmak, şirketin üretkenliğini olumsuz yönde etkileyebilir. Operasyonun durmasına neden olabilir.
Aşağıdaki ipuçlarıyla bunlardan olumsuzlukları engelleyebilirsiniz.
1. Neden yenilemeniz gerektiğini ve alternatiflerin neler olduğunu düşünün
Yenileme yapmaya karar vermeden önce, gerçekten gerekli olup olmadığını veya alternatiflerin olup olmadığını düşünün. Ofis alanı şu anki haliyle artık iş hedeflerine hizmet etmiyor mu? Çalışan memnuniyeti ve üretkenlik görünürlüğü azaldı mı?
Ayrıca, bir yenileme projesi yerine, yeni bir ofis alanının da aynı sonuçları vereceğini düşünün. Yenileme ve alternatifleri arasında seçim yaparken, yalnızca proje bütçesini değil, aynı zamanda işyeri arıza süresi açısından maliyeti de göz önünde bulundurmanız gerekir. Bu, özellikle küçük parçalarda yapılan bir projenin aksine, planlanan yenileme projeniz toplam bir ofis yenilemesi içeriyorsa önemlidir.
Bu durumda, taşınmayı düşünün. Yeni bir yer aramak zor ve zaman alıcı görünebilir, ancak ilk etapta bir yenilemeyi gerekli kılan faktörleri de iyileştirecektir.
Hangi yolu seçeceğinizi anlamanın en iyi yolu, yalnızca projenin genel maliyetlerini analiz etmekle kalmayıp, aynı zamanda arıza süresinin maliyetlerini ve alan arama ve proje yönetiminin işçilik maliyetlerini de ölçerek bir maliyet-fayda analizi yapmaktır.
2. Paydaşları ve düzenlemeleri dikkate alın
Ofis alanınızın görünümünü değiştirmek için ateşli bir istek duysanız bile, en iyisi kullanım sertifikalarını, kira sözleşmelerini, bina gereksinimlerini ve bina çevresini (önemli noktaların varlığı gibi) gözden geçirmektir. Bunlar, bir yenilemenin mümkün olup olmadığını gösterir.
Böyle bina sahibi, tasarımcılar, mühendisler ve yükleniciler gibi tüm ilgili paydaşlarla birlikte çalışarak Aynı zamanda, sürpriz inşaat ve diğer çeşitli masraflardan kaçınmak için plana dahil olan tüm işleri iki kez kontrol edin ve değerlendirin.
Tadilat sadece birimin fiziksel yapısını değiştirerek içermez. İdeal olarak, iyileştirmelerin bina sakinlerine , işletmenizin çalışanlarına en iyi şekilde nasıl hizmet edeceğini düşünmelisiniz. Örneğin, ofis yenileme hizmetine danışırken, ofis alanınız için yerleşim düzeni, aydınlatma ve iş istasyonlarının stratejik yerleşimleri gibi ne tür kolaylıklar istediğinizi belirtebilir, böylece hizmet sağlayıcınızla birlikte çalışarak, ihtiyacınız olan hedefleri belirleyebilirsiniz.
3. Proje ölçeğini ve yaygınlaştırma stratejisini belirleyin
Yenilemenin iş süreçlerini kesintiye uğratması garanti edilir, ancak bu etkileri iyi bir uygulama stratejisiyle azaltabilirsiniz. Yenileme hedefleri, bütçe tahmini ve gerçekleştirilecek belirli projeler aracılığıyla düşünmenize yardımcı olması için bir uzmana danışabilirsiniz. Bu, projenin ölçeğini ve süreci en iyi şekilde nasıl kademelendireceğinizi belirlemeniz içindir. Ölçeğinizi ve bütçenizi tahmin ederken, inşaat maliyetini, yeni mobilyayı, malzemeleri, işçiliği göz önünde bulundurmalı ve beklenmedik maliyetler için bir tampon bulundurmalısınız.
Ayrıca çalışanların yenileme işlemi sırasında çalışan olacağını nereden düşünmek gerekir. Mevcut ticari biriminizde üretken bir şekilde çalışmalarını sağlayacak boş bir alanınız var mı? Muhtemelen şu an için farklı ofis alanları kullanmayı düşünmeniz gerekecek. Devam eden bir yenileme projesinin yanında çalışmak rahatsız edici olabilir ve ofisin hangi bölümünün yenilenmekte olduğuna bağlı olarak iş istasyonlarını sık sık hareket ettiriyor olabilirsiniz.
Çalışanlarınız için kısa vadeli bir çalışma alanı tespit ederken,
4. Çalışanlarınızın refahını akıllarında tutun
Genel olarak, bir yenileme projesinin sonucu, alanı mümkün olduğunca ideal çalışma koşullarına yakın hale getirmek olmalıdır – çalışanların kendilerini olumlu hissedebileceklerini ve iyi çalışabileceklerini hissettikleri bir alan. Yenileme sürecine hazırlanırken ve devam ederken bile bunu akılda tutmak önemlidir. Toz ve döküntülerden kaynaklanan tüm ek stresi ve olası sağlık risklerini göz önünde bulundurun.
Uzakta yenileme alanından onları tutarken, aynı ofis alanından çalışmaya devam etmek mümkün olsa da, En iyi durum, geçici bir ofis alanı seçmek veya bir “evden çalışma” politikası uygulamaktır.
5. Yenilemenin ilerlemesini düzenli olarak takip edin
İletişim ihtiyacını küçümsemeyin. Çalışanlarınız, yüklenicileriniz, tasarımcılarınız, bina sahibiniz ve hatta gerekirse hukuk ekibiniz dahil olmak üzere yenileme projesine dahil olan herkesi düzenli olarak kontrol etmek daha iyidir.
Bu haber ve güncellemeleri çatlaklardan düşmez yüzden özel bir iletişim kanalı ayarlayın. Bu, projenin üzerinde mutabık kalınan programı takip etmesini, beklenmedik durumların derhal ele alınmasını ve istenen sonuçların elde edilebilmesi için geri bildirimin doğrudan iletilmesini sağlar.
6. Çalışanlarınızı geliştirilmiş ofis alanına yeniden yönlendirin
Bir yenileme projesi yalnızca inşaat malzemeleri ve iyileştirilmiş olanaklar ve ekipmanı içermez. İnsan unsuru, yapısal unsurlardan herhangi biri kadar önemlidir.
Yenileme öncesinde, sırasında ve sonrasında proje için amaçlanan hedeflerin ve beklentilerin neler olacağını çalışanlarınızla paylaşmalısınız. Bu, ofis alanının ana sakinlerinin projede rahat olmasını ve böylece hiç kimsenin kendini dışlanmış hissetmemesini sağlamak için en iyi uygulamadır. Proje tamamlandıktan sonra, alanı en iyi şekilde kullanabilmeleri için alanı yeniden yönlendirin.
Sonuç
Özetle, bir yenileme projesini üstlenirken bunları göz önünde bulundurun projenin gerçekten gerekli veya hatta mümkün olup olmadığı ve yeni bir ofise taşınmak veya mevcut ofisi yükseltmek daha iyi bir karar olabilir. İyi bir sunum stratejisi, iş operasyonlarınızdaki kesintilerin en aza indirilmesini sağlayabilir.
Aynı zamanda, çalışanlarınızı projenin nasıl ilerlediği konusunda düzenli olarak bilgilendirin ve karar verme sürecine mümkün olduğunca katkıda bulunmalarını sağlayın. Böylece tamamlandıktan sonra ofis alanı iyileştirmesinden mutlu olabilirler.
Eğer kendiniz yenileme projesini gerçekleştirmede zorlanıyorsanız profesyonel destek almanız faydalı olacaktır.